各二級學院：
   按照學校有關會議要求，9月7日—9日三天為今年學校集中迎新時間。為順利做好新生高中檔案移交進館工作，确保完整、安全和有序，現就有關事項通知如下：
   一、高中檔案是大學檔案不可或缺的重要組成部分，也是學生通過就讀獲取學曆學位的原始支撐，更是其未來畢業走向社會就業的身份憑證。各院參與迎新的學校工作人員必須從思想上深刻認識學生檔案對其人生發展和事業生涯的極端重要性，一切從關心關愛學生出發，以高度的責任心和一絲不苟的嚴實精神做好學生高中檔案接收工作。
   二、按照學校通行慣例，新生高中檔案必須由學校檔案館集中統一管理。檔案館接收新生高中檔案主要通過以下三種途徑和渠道：
   1、新生入學報到注冊時自帶的紙質高中檔案，現場交給所在學院注冊登記工作的專門接收人員。待入學教育和新生班級穩定後，由各院統一歸整，再集中向檔案館移交。
   2、凡由生源地直接寄往我校檔案館的新生高中檔案（紙質），檔案館一定會妥善保存于專用庫房，待各院批量移交檔案進館後一起按班級歸類彙總，排列上架，并納入系統數據管理。期間若各院因入學資格審查需要，可直接來館閱檔室當場查閱。
   3、凡由生源地發往我校的電子版高中檔案（一般是指江蘇、山西、廣西等三省區），由學校招就處安排專人統一接收并轉換成紙質文檔，再集中向檔案館移交。
   三、各院在統籌安排迎新報到注冊時，務必要将接收學生高中檔案納入工作流程，并在相關程序表中區分以上三種情況，問清學生一人一檔一情況，做好詳細登記和統計，不得遺漏和錯登。對一時不能提交高中檔案的，要在第一時間明确告知當事學生和家長，盡早盡快找生源地學校補救。
   四、特别提醒今年剛入職的2018級新生輔導員，要吃透本通知要領，如遇工作疑惑可向有經驗的帶隊領導和老師現場請教，也可向檔案館馬老師電話咨詢（3590742或689228）。
    五、以上通知，望切實執行。
 
 
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    2018年9月4日